Cosa ci fa pensare che non serva?
Hai mai contato quante e-mail ricevi in un giorno?
Sono sicura di sì.
Ci sono persone che addirittura misurano la loro importanza in funzione del numero di e-mail ricevute in un giorno!
Ti è capitato di sentirti soffocato dal numero di e-mail alle quali devi rispondere e non hai tempo?
Ti sarai detto: “Ok, a questa rispondo stasera, dopo che ho finito le urgenze…”
Poi, puntualmente non riesci e le risposte che devi dare si accumulano fino a che non ce la fai più a gestirle.
Negli ultimi due anni le stime di quantità di posta elettronica in viaggio sul web, ci dicono che ogni giorno si muovono milioni di messaggi, importanti e spesso non importanti (quelli per conoscenza ad esempio).
Per cui abbiamo preso l’abitudine di non rispondere più, con mille giustificazioni a supporto.
Attenzione agli alibi!
Se rispondessi a tutte le e-mail che mi arrivano farei solo quello tutto il giorno.
Nella nostra azienda è sempre tutto urgente, il lavoro arriva e noi dobbiamo farlo e consegnare.
Qui devo fare tutto io, figurati se mi metto anche a rispondere alle e-mail!
Dividerle per priorità, ma cosa sono queste idiozie, qui da noi si lavora.
Non ho tempo per mettermi a ragionare, faccio quello riesco a fare, è già tanto!
È capitato anche a me, sono rimasta intrappolata.
Se non rispondevo mi sentivo in colpa e se rispondevo a tutti mi perdevo…
Allora?
Ci saranno delle soluzioni.
Intanto dobbiamo considerare che uno dei bisogni più forti di ogni essere umano è essere riconosciuto.
Pensa cosa significa per chi ti ha mandato quel messaggio, non ricevere nemmeno un cenno di risposta.
Il suo bisogno di riconoscimento non viene soddisfatto, anche se non ci fa caso più di tanto, il suo cervello lo registra.
Uscirne non è semplice, tuttavia possibile.
Qualche suggerimento:
Dedica un paio di spazi giornalieri alla “apertura” delle e-mail, scorrile tutte e metti da parte quelle che necessitano più di due minuti per la risposta; alle altre rispondi subito con un “ok”, “grazie ricevuto”, “ti chiamo dopo”, “ci sentiamo domani”, questo si può fare perché non è vero che è sempre tutto urgente.
Per quanto riguarda le e-mail che necessitano più tempo per la risposta, programma il tuo tempo per farlo e impara a dividere le cose importanti da quelle meno importanti; quelle urgenti da quelle che possono aspettare.
Educa le persone che ti scrivono a non mettere nell’oggetto parole come: urgente, immediatamente, subito, etc. non indicano una scadenza oggettiva e non siamo un pronto soccorso; piuttosto proponi loro di indicare l’ora o la data in cui desiderano la risposta, questo ci fa stare più calmi e saremo più efficaci.
In fondo anche questo argomento richiede una buona organizzazione del tempo, se riesci a gestire bene il tuo tempo, il resto viene più facile.
Comunque riabituiamoci a rispondere, perché abbiamo TUTTI bisogno di essere riconosciuti.
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